Jesteś pracodawcą i znasz się na swoim fachu jak mało kto. Masz na głowie wiele spraw organizacyjnych firmy, niezależnie od tego czy zatrudniasz od kilku do kilkunastu osób, czy zarządzasz większym przedsiębiorstwem.
- jest umowa o pracę,
- odprowadzane są podatki i składki ZUS – nawet była kontrola z ZUSu i wszystko było bez zarzutu,
- cudzoziemiec ma ważny paszport i wizę lub kartę pobytu,
- ostatnio cudzoziemca kontrolowała policja (może nawet w miejscu pracy np. jako kierowcę) i wszystko było w porządku.
1. Prawo polskie… między teorią a praktyką.
W TEORII.
Prawo jest dla wszystkich takie samo, wszyscy jesteśmy równi wobec prawa. Procedury, zasady, wymagane dokumenty – ujednolicone i obowiązujące.
A TERAZ PRAKTYKA.
W praktyce faktycznie prawo jest jedno, jednak jego interpretacja i procedury w urzędach różnią się i to czasem bardzo znacząco.
Są urzędy, w których to jak i w jakim czasie załatwisz sprawę, zależy od samego urzędu i jego procedur, jak i oczywiście urzędnika. W jednym urzędzie pewne dokumenty będą wymagane, w innym już nie, w jednym wystarczy podpis elektroniczny – w drugim nie ma takiej możliwości.
Dodatkowo: nierzadko zdarza się, że jednego miesiąca w tym samym urzędzie jakieś dokumenty są wymagane, a następnego już nie.
CO ISTOTNE – urzędy, urzędnicy i inni funkcjonariusze publiczni zamykają się w swoich kompetencjach i często nawet nie mają narzędzi, aby poza nie wyjść. Dlatego kontrola z ZUSu sprawdzi poprawność naliczonych składek, kontrola z Urzędu Skarbowego – podatków, policja… punkty karne czy wykroczenia?
Nawet funkcjonariusz Straży Granicznej (nie mówimy tu o przekraczaniu granicy) sprawdzi tylko ważność dokumentu pobytowego na podstawie informacji w nim zawartych. Nie będzie dociekał czy np. cudzoziemiec pracuje u pracodawcy na podstawie którego ten dokument wyrobił (cały czas nie mówimy tu o sytuacji na granicy, która jest oddzielnym tematem).
2. Nielegalnie czy legalnie?
Z doświadczenia, informacji oraz pytań jakie dostaję od klientów wynika, że pracodawcy pomimo wszelkich chęci legalnego zatrudnienia mogą nieświadomie robić to nielegalnie. Robią to nawet jeśli słyszeli o jakichś “pozwoleniach” i z tego co wiedzą, to pracownik jakieś ma. No właśnie “JAKIEŚ“
JAKIEŚ CZYLI JAKIE?
W zdecydowanej większości przypadków, KAŻDY cudzoziemiec chcący pracować w Polsce musi posiadać odpowiednie “pozwolenie”. Dokumentami pozwalającymi na pracę mogą być na przykład: Zezwolenie na pracę, Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub Karta Pobytu. Co jest bardzo ważne, każde pozwolenie jest spersonalizowane.
Oznacza to, że na każdym pozwoleniu (oprócz Karty Pobytu) określone są między innymi:
- Imię i Nazwisko cudzoziemca
- Nazwa firmy, której dotyczy “pozwolenie”
- Konkretne stanowisko w tej firmie
- Wynagrodzenie
Jak widać, cudzoziemiec posiadający “pozwolenie” na pracę, może pracować na jego podstawie tylko w konkretnej firmie i nie może wykorzystywać go do podjęcia innej pracy zarobkowej (musiałby uzyskać kolejne “pozwolenie”).
Są oczywiście przypadki, w których cudzoziemiec nie potrzebuje “pozwolenia” na pracę u konkretnego pracodawcy, gdyż z racji przepisów ma otwarty dostęp do rynku pracy.
3. Jednak czy Ty zatrudniasz cudzoziemców legalnie?
Przepisy i procedury dotyczące cudzoziemców są na tyle zawiłe, że ciężko jest się w nich odnaleźć. Uzyskanie odpowiednich dokumentów (zezwoleń na pracę) może trwać od tygodnia aż do ponad roku. Odpowiednio przygotowane i złożone dokumenty skracają ten czas do niezbędnego minimum.
Często wiele formalności łączy się w kilka procedur, aby pracownik mógł być zatrudniony jak najszybciej, a jednocześnie jak najdłużej.
Przykładem może być np. ubieganie się o Pobyt czasowy ze względu na pracę (procedura trwa około roku, czasem dłużej) i ubieganie się o Zezwolenie na pracę typu A w celu uzyskania nowej wizy – co umożliwi cudzoziemcowi podjęcie pracy przed zakończeniem postępowania w sprawie pobytu, a jednocześnie umożliwi mu podróżowanie (np. na urlop, czy święta).
CO MOŻESZ ZROBIĆ, aby sprawdzić legalność zatrudnienia cudzoziemca w swojej firmie?
Na początek dwie podstawowe rzeczy (obie muszą być spełnione):
- czy cudzoziemiec posiada jakiegoś typu pozwolenie (zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy) wystawione na TWOJĄ FIRMĘ, jego nazwisko i stanowisko, na którym jest zatrudniony. Informacje na pozwoleniu muszą pokrywać się z tym, co jest na umowie i w rzeczywistości.
Jeśli posiada, to na pewno będziesz o tym wiedział, gdyż o takie pozwolenie musiała wystąpić Twoja firma lub brać udział w postępowaniu w przypadku Karty Pobytu. W uzyskaniu pozwoleń to Ty jesteś stroną i cudzoziemiec nie może zrobić tego za Ciebie.
- czy jego dokument pobytowy jest ważny – paszport i wiza lub karta pobytu.
Cudzoziemiec nie może pracować dla Ciebie, jeśli jego dokument pobytowy straci ważność, nawet jeśli pozwolenie na pracę jest nadal ważne.
Pozostałe formalności są typowe dla każdego pracownika: składki ZUS, podatki, zgodność umowy z faktyczną pracą.
Oczywiście są to podstawy, do których dochodzą szczegóły i od których są wyjątki. Jednak już te dwa punkty powinny być w obszarze Twojego zainteresowania.
4. Chcę zatrudnić cudzoziemca, jak to zrobić?.
Może zdarzyć się tak, że cudzoziemiec, którego chcesz zatrudnić przedstawia Ci dokumenty, które nie są dla Ciebie jasne lub są jasne i decydujesz się na wyrobienie niezbędnych pozwoleń. JAK TO ZROBIĆ?
Czy musisz znać się na prawie administracyjnym dotyczącym cudzoziemców?
Od razu odpowiem – NIE
Oczywiście nie jest to coś nie do przejścia, tak jak np. prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów firmy (którą ja przez ponad rok prowadziłem samodzielnie), jednak chyba wszyscy zgodzimy się z tym, że najlepiej księgowość prowadzi księgowa.
Samodzielne przechodzenie przez procedury związane z zatrudnieniem cudzoziemców, to często poświęcenie sporej ilości czasu na czytanie przepisów, wielokrotne odwiedziny w urzędach (urzędzie pracy, urzędzie wojewódzkim), to częste opóźnienia w zatrudnieniu pracownika, co prowadzi oczywiście do mniejszych zysków.
Czy w takim razie zatrudnianie cudzoziemców jest tego wszystkiego warte?
Odpowiedź – TAK
Wielu naszych klientów nie boi się zatrudniać cudzoziemców i widzą w tym sporo zalet:
- lepszy dostęp osób chętnych do pracy – czyli krótszy czas poświęcony na szukanie pracowników,
- niższe koszty – często pracownicy z Polski wymagają większej płacy za tę samą pracę (nie znają realiów rynkowych),
- dostęp do specjalistów – wiele zawodów w Polsce ma deficyt polskich pracowników, są nawet zawody uprzywilejowane do prostszych procedur.
Chcąc zatrudnić cudzoziemca legalnie pamiętaj, aby:
- zapoznać się z obowiązującymi przepisami i wymogami dotyczącymi ich pracy,
- zapoznać się z ich dokumentami pobytowymi,
- przeanalizować aktualne pozwolenia, które posiadają,
- zdobyć odpowiednie pozwolenia (np. zezwolenie na pracę)
lub
zlecić to odpowiedniej osobie, która się na tym zna – co zaoszczędzi Ci czas i w efekcie końcowym pieniądze.
5. Dlaczego jednym z najlepszych rozwiązań jest zwrócenie się do specjalisty?
Tak jak zlecasz prowadzenie księgowości księgowej, tak zajęcie się legalizacją pracy cudzoziemców możesz zlecić odpowiedniej osobie lub firmie, która Ci doradzi i poprowadzi przez wszystkie procedury.
Zajmuję się legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców od kilku lat. Kontaktują się ze mną zarówno sami cudzoziemcy, ale i pracodawcy – właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych, chcący zatrudnić pierwszego lub pierwszych cudzoziemców, jak i większe spółki zatrudniające wielu pracowników.
Każdy z nich wie, że tak jak oni są wynajmowani do zleceń, w których się specjalizują, tak oni powinni wynająć odpowiednią osobę do zajęcia się obsługą cudzoziemców w ich firmie, aby zatrudniać LEGALNIE.
Zatrudnienie specjalisty to:
- sprawdzenie aktualnego stanu legalności zatrudnienia pracownika,
- doradzenie i dobranie odpowiednich rozwiązań do Twoich oczekiwań,
- oszczędność czasu – wizyty urzędach, czas trwania procedur,
- w dalszej perspektywie oszczędność pieniędzy, poprzez szybsze zatrudnienie pracownika.
Wskazówka: Procedury trwają! Czym szybciej podejmiesz kroki w celu ich załatwienia, tym prostsze się to okaże. Mniej stresu dla Ciebie i pracownika. Nie czekaj, aż będziesz w sytuacji, gdzie wiza lub pozwolenie kończy się za miesiąc, tydzień… jutro. Podejmij kroki odpowiednio wcześniej.
Zatrudnienie cudzoziemców wymaga pewnych niezbędnych kroków, aby zrobić to legalnie. Doradzam dokładne przyjrzenie się aktualnym dokumentom w firmie lub kontakt z odpowiednią osobą.
